סקירת פרויקט תוכנה: מצב הפרויקט, מה תקוע ומה מחכה ללקוח

כדי לדעת מה קורה בפרויקט, בדרך כלל פותחים את המשימות, את הדוח, את תיבת הדואר ואת רשימת התקלות, ומחברים את התמונה בראש. כאן כל זה נמצא בדף אחד: מילה אחת על מצב הפרויקט עם הסיבות שלה, מה צריך לעשות עכשיו, מה מחכה ללקוח, ואיך השעות של השנה האחרונה עומדות מול ההזמנות.

מילה אחת על מצב הפרויקט

בראש הדף יש מילה אחת: תקין, דורש תשומת לב או בסיכון. הסימן הגרוע ביותר קובע, ולא סכום של נקודות, כך שתמיד ברור למה. ליד המילה מופיעות שתי הסיבות החשובות במשפט, וכל הסיבות כתגיות.

מה צובע את המילה

בסיכון: משימה באיחור של יותר מ-30 יום, פער של יותר מ-15 אחוז בהתאמה של הזמנות הרכש של החודש הקודם, או יותר מפי שלושה תקלות חדשות מאשר בשבוע שעבר. דורש תשומת לב: כל משימה באיחור, כל פער בהתאמה, יותר מפי אחד וחצי תקלות, או מכתב של הלקוח שלא נענה יותר מ-14 יום. אם אין אף אחד מאלה, הפרויקט תקין. הגבולות זהים לכל הפרויקטים.

החודש במספרים

שורת אריחים: השעות של החודש מול אותו חלק של החודש הקודם, המשימות הפתוחות ומתוכן כמה דחופות וכמה מחכות ללקוח, התקלות החדשות בשבעת הימים האחרונים מול השבוע שלפניהם, הזמנות הרכש, ומה מחכה ללקוח.

מה לעשות עכשיו

רשימה של מה שנתקע בפרויקט: הצעה שלא נענתה או שתוקפה עומד להיגמר, מכתב שלנו שלא קיבל תשובה ומכתב של הלקוח שלא ענינו עליו, משימה שלא זזה או שעבר המועד שלה, שאלה פתוחה בבקשה לאפיון, תאריך מפורש ממכתב שכבר עבר, וחודש שהוגש ולא אושר. ליד הרשימה מופיעים, אם יש כאלה, שעות שלא שויכו למשימה, משימות שנסגרו בלי שעות ושעות בלי מחלקה. הגבולות כתובים מתחת לרשימה, ורשימה ריקה אומרת שהיא ריקה.

מה מחכה ללקוח

עמודה נפרדת לכל מה שהכדור בו אצל הלקוח: אפיונים שנמצאים אצלו לבדיקה, הצעות שנשלחו או נצפו ועדיין לא הוחלט עליהן, החודש הוותיק ביותר שהוגש וממתין לאישור, ומשימות שמסומנות כממתינות ללקוח.

שעות מול הזמנות

גרף של שנים עשר החודשים האחרונים: עמודה של שעות לכל חודש, והחודש הנוכחי באפור כי הוא עוד לא נגמר. קו ההזמנות מתורגם לשעות לפי התעריף של אותו חודש, ובלחיצה אחת הגרף עובר לשקלים: הדוח מול ההזמנות לפני מע"מ. לחיצה על עמודה פותחת את הדוח של אותו חודש.

מה קרה לאחרונה

עשרים הפעולות האחרונות בפרויקט, עם סינון לפי סוג: שעות, משימות, אפיונים, תקלות ודואר.

כל הפרויקטים, ומכתב בבוקר

בלוח הראשי של הספק אותה רשימת "מה נתקע" מופיעה על כל הפרויקטים יחד, ומתחתיה שעות וכסף עם תחזית לסוף החודש. הרשימה מחושבת מחדש בכל לילה, ומי שבחר בכך מקבל אותה בדואר אלקטרוני בבוקר. סכומים מופיעים במכתב רק למי שיש לו הרשאה לכסף, ואנשים בצד הלקוח לא מקבלים אותו.

שאלות נפוצות