בית תוכנה קטן עם כמה לקוחות: באיזה כלי לנהל את העבודה ואת הדיווח ללקוחות?

בית תוכנה קטן צריך שני דברים: מערכת משימות שהצוות באמת עובד בה, ודרך להראות לכל לקוח את מה ששייך לו בלי להכין דוח ידנית. את שניהם אפשר לחבר בגיליון, בגישת אורח או בפורטל לקוחות. SLAtech Vantage יושב מעל הכלים שכבר קיימים ומוסיף את צד הלקוח, ולא מחליף את מערכת המשימות.

מה נשבר כשיש חמישה לקוחות ולא אחד

עם לקוח אחד אפשר לזכור הכל. עם חמישה, הדיווח החודשי הופך לעבודה בפני עצמה: לאסוף שעות ממעקב הזמן, לשייך אותן למשימות, לכתוב סיכום, ולענות שוב על "לאן הלכו השעות".

הבעיה היא לא כלי המשימות. הבעיה היא שהלקוח לא נמצא בו, ולכן כל מה שהוא יודע עובר דרך אדם אחד בצוות שלכם. כשהאדם הזה בחופשה או עסוק בתקלה, הלקוח פשוט לא יודע מה קורה.

הדרכים הנפוצות

• מערכת משימות אחת וגיליון לכל לקוח. פשוט וזול. כל חודש מישהו בונה את הגיליון מחדש.
• מערכת משימות עם גישת אורח לכל לקוח. הלקוח רואה התקדמות חיה, אבל גם את מה שנכתב לצוות, ובדרך כלל לא את השעות והכסף.
• מערכת שירות עם פורטל לקוחות מובנה. מתאימה לפניות ולתמיכה, ודורשת לעבור לעבוד בתוכה.
• מערכת המשימות הקיימת ושכבת לקוח מעליה. הצוות לא זז, ותצוגת הלקוח נבנית מהנתונים.

מה לבדוק לפני שבוחרים

• האם צריך להעביר את העבודה. כלי שדורש הגירה לרוב לא נטמע;
• בידוד בין לקוחות. לקוח אחד לא אמור לראות פרויקט של לקוח אחר, אפילו לא בטעות;
• מי רואה כסף. תעריפים ומרווח הם עניין פנימי, גם מול העובדים שלכם;
• כמה זמן לוקח הדוח החודשי אחרי שהכלי כבר עובד, ולא בהדגמה.

איך SLAtech Vantage עונה על זה

SLAtech Vantage מתחבר למערכת המשימות שלכם (בין היתר Jira, Azure DevOps, Trello, Asana, ClickUp, Linear ו-monday.com), למעקב הזמן, לתיבת Gmail, למאגר הקוד ולכלי הניטור. לכל לקוח יש פרויקט משלו, והגישה של הלקוח מוגבלת לפרויקט שלו.

הלקוח נכנס לפורטל עם המיתוג של בית התוכנה שלכם, ורואה דוח חודשי לפי מחלקות, סיכום שנכתב אוטומטית, ושעות שקשורות למשימות. ממסמך אפיון של לקוח אפשר להפיק הצעת מחיר מפורקת למודולים, עם טווח שעות לכל מודול, במטבע ובמע"מ של הפרויקט.

מה נשאר אצלכם

תעריפים, עלות ומרווח, הערות פנימיות, הפילוח הפנימי של השעות והדיון בין אנשיכם הם פרטיים כברירת מחדל. הלקוח רואה בדיוק את אותן שעות שחויבו, בלי הפילוח. מסכי הדואר האלקטרוני, רשימת התקלות ויומן האזהרות שייכים לצד שלכם בלבד.

גם בתוך הצוות, ההרשאה לראות סכומים ניתנת לכל אדם בנפרד. בעל העסק רואה תמיד, ועובד רואה רק אם פתחו לו.

מה הוא לא עושה, ומתי לא כדאי

• הוא לא מחליף את מערכת המשימות, ולא מנהל ספרים. יצירת מסמכי חשבונית ב-iCount מובנית ומופעלת לפי הסכם, ואין תמיכה במערכת הנהלת חשבונות אחרת;
• החיבורים קוראים מהכלים שלכם ולא כותבים אליהם, חוץ מ-Freshservice.

ואם יש לכם לקוח אחד וגיליון שעובד, אל תחליפו כלום.

שאלות נפוצות