כדי שלקוח יוכל לבדוק, כל שעה צריכה להיות קשורה למשימה, וצריך לדעת מי רשם אותה ובאיזה תעריף. הלקוח גם צריך לראות מה נעשה בנתונים שלו. גיליון שעות, ייצוא ממעקב זמן ודוח PDF עונים על חלק מזה. ב-SLAtech Vantage שעה נרשמת על משימה, והתעריף ננעל ברגע הרישום.
מה הופך דוח שעות לבר-בדיקה
שורה אחת של "40 שעות פיתוח" אי אפשר לבדוק: אין על מה להצביע. דוח בר-בדיקה עונה על ארבע שאלות:
- על איזו משימה נרשמה כל שעה;
- מי רשם אותה, ומאיזה עסק;
- לפי איזה תעריף, ומה קורה כשהתעריף משתנה;
- מה עוד נגע בנתונים: מי שינה אומדן, סטטוס או תקרה, ומתי.
האפשרויות הנפוצות
- גיליון שעות. גמיש, אבל כל שורה מוקלדת ידנית, והקשר למשימה תלוי במי שהקליד.
- ייצוא ממעקב זמן. מדויק מבחינת זמן, אבל בדרך כלל לא מכיר את הכסף ואת מספר הפנייה של הלקוח.
- רישומי עבודה במערכת המשימות עם גישת אורח. השעה צמודה למשימה, אבל הכסף נשאר מחוץ למערכת.
- חשבונית עם שורת סיכום. נוחה לתשלום, אבל אין בה מה לבדוק.
שעה שקשורה למשימה, ותעריף שלא משתנה אחורה
ב-SLAtech Vantage שעות נרשמות על משימה, וכל רישום שומר את התעריף שלפיו נרשם. התעריף נלקח מההשתתפות של העסק הרושם בפרויקט, כך שלכל ספק יכול להיות תעריף אחר באותו פרויקט. שינוי תעריף מחר לא כותב מחדש את מה שכבר עבדו.
כל שורת שעות יודעת מי רשם אותה ומאיזה עסק. שעות שמגיעות מ-Jira, מ-Toggl Track, מ-Clockify, מ-Harvest ומכלים דומים נשמרות עם המזהה שלהן במקור, ולכן טעינה חוזרת לא מכפילה אותן. שעה שנשכחה מחודש קודם נרשמת בחודש הנוכחי, עם סימון לאיזה חודש היא שייכת.
כסף ושעות הם שתי הרשאות נפרדות
ההרשאה לראות סכומים ותעריפים נפרדת מההרשאה לראות דוחות, והיא ניתנת לכל אדם בשמו. הלקוח רואה כסף כי הוא משלם, ובעל העסק של הספק רואה תמיד. עובד של הספק רואה כסף רק אם בעל העסק פתח לו את זה, וברירת המחדל היא "לא".
לספק יש גם פילוח פנימי של השעות: כמה מהשעות שחויבו ביצעו אנשי הצוות שלו וכמה קבלני משנה. ממנו נגזר חישוב הרווחיות, ולכן רק בעל העסק רואה אותו. הפילוח לא נכנס לשום תצוגה, ייצוא או חיפוש של הלקוח, והלקוח רואה בדיוק את אותן שעות שחויבו.
יומן של מה שהספק נגע בו
יומן הגישה רושם מה נוצר, שונה, נמחק ויוצא החוצה מנתוני הלקוח, על איזה סוג נתונים וכמה פריטים. סטטוס, עדיפות, תאריך יעד ואומדן שעות נרשמים עם הערך הקודם והחדש. צפיות ותהליכי רקע לא נרשמים.
מי שאין לו הרשאה לראות כסף לא יראה סכומים גם ביומן: השורה והאירוע נשארים, והערכים מוסתרים מכל השורה. הלקוח רואה את היומן שלו בפורטל, וברירת המחדל לשמירה היא שבע שנים.
מה זה לא עושה
- SLAtech Vantage לא שופט אם שעה הייתה מוצדקת. הוא מראה על מה היא נרשמה, וההחלטה נשארת אצל אנשים;
- שעות שנשמרות ב-Tempo לא נמשכות מ-Jira;
- תקרה חודשית למשימה מסמנת ומזהירה, אבל לא חוסמת רישום;
- זו לא מערכת הנהלת חשבונות. יצירת מסמכי חשבונית ב-iCount בנויה ומופעלת לפי הסכם, ואין תמיכה במערכת הנהלת חשבונות אחרת.
שאלות נפוצות
מה הלקוח רואה על כל שעה?
מה קורה לשעות שכבר נרשמו כשהתעריף משתנה?
האם כל עובד של הספק רואה את התעריפים והסכומים?
האם שעות ממעקב זמן חיצוני נכנסות?
מה קורה כשמשימה חורגת מהתקציב?
רוצים לבדוק את זה על השעות של פרויקט אמיתי? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם