משימות שנפתחות מעצמן

יש צוותים שמנהלים משימות ויש צוותים שמקלידים אותן. ההבדל בין השניים הוא לא כלי הניהול, אלא השאלה מי מכניס את המשימה פנימה. כאן רוב המשימות לא מוקלדות בכלל: הן מגיעות מהמקומות שבהם הן כבר נולדו.

מאיפה משימה מגיעה

משימה נולדת בכמה דרכים, וכולן חיות זו לצד זו. מערכת הפניות של הלקוח מביאה אותן בסנכרון: מספר הפנייה, הטקסט כפי שנכתב, וגם הסטטוס במילה שבה הוא כתוב אצל הספק. דואר נכנס הופך למשימה. הודעת ווטסאפ הופכת למשימה. תקלה שחזרה על עצמה בניטור הופכת למשימה, ואז נשארת קשורה לקבוצת התקלות שממנה יצאה. ומי שרוצה, פותח משימה ידנית ובוחר בעצמו מאיפה הפנייה הגיעה: טלפון, דואר, ווטסאפ או אחר.

היחס הזה משתנה מפרויקט לפרויקט; מה שלא משתנה הוא שאף אחת מהן לא הוקלדה פעמיים.

מה יש בכרטיס

הטקסט המקורי נשמר כפי שהגיע, ולא מעובד. לצדו יושבים שני מספרים: שלנו ושל הספק, והם מוצגים שניהם, כי בשיחה עם הלקוח משתמשים במספר שלו.

הסטטוס בפנים הוא סטטוס עבודה שלנו, ובמקביל נשמר שם הסטטוס כפי שהוא אצל הספק, באותן מילים בדיוק, גם כשהן בעברית וגם כשהן "Code Review".

לכרטיס יש מחלקה, עדיפות, תאריך יעד ואומדן שעות. מחלקה אפשר להשאיר ריקה עד הטריאז': היא לא נדרשת ברגע הפתיחה, כי ברגע הפתיחה לרוב עוד לא יודעים.

שעות, ותעריף שננעל ברגע הרישום

שעות נרשמות על המשימה, ועם כל רישום נשמר התעריף שלפיו הן נרשמו. זה לא קישוט: שינוי תעריף בעתיד לא כותב מחדש את מה שכבר עבדו.

• כל שורת שעות יודעת מי רשם אותה ומאיזה עסק, מה שחשוב ברגע שבפרויקט יש יותר מקבלן אחד;
• יש גם שעות פנימיות, שרואה רק בעל העסק.

הן קיימות כדי שאפשר יהיה לרשום את האמת גם כשהאמת לא נשלחת ללקוח.

תקרה חודשית שלא עוצרת את העבודה

אפשר לקבוע למשימה תקרה חודשית בכסף. המספר יושב על המשימה ולא משתנה, הספירה רצה לפי חודש, ובראשון לחודש היא מתחילה מאפס.

שתי החלטות שכדאי לדעת מראש. ריק אינו אפס: ריק הוא "אין תקרה", ואפס הוא "אסור להוציא כלום". והגעה לתקרה אינה חוסמת רישום שעות: שני הצדדים רואים סימון ומי שרושם שעה מקבל אזהרה, אבל הוא רושם.

חסימה הייתה עוצרת עבודה בדיוק ברגע שבו צריך שאנשים יחליטו, לא עמודה בבסיס נתונים.

מה הלקוח רואה ומה לא

בכרטיס יש שני טקסטים שונים, ולא אחד: מה נכתב פנימה לצוות, ומה נענה ללקוח. אלה שני דברים, ולכן הם שני שדות.

ויש כלל אחד שמפתיע בהתחלה ונכון אחרי שחושבים עליו: משימה בלי ספק משויך נראית רק ללקוח. משימה שנולדה מדואר או מתקלה, ועוד לא הוקצתה לאף אחד, היא בינתיים עניין של הלקוח בלבד.

מה יוצא מהמשימה החוצה

מהמשימה אפשר לפתוח רישום ביומן, והוא יישאר קשור אליה. אפשר להפוך פתרון למאמר במאגר הידע, כדי שהתשובה הבאה תימצא בלי לשאול אדם. והשעות שנרשמו עליה נכנסות לדוח החודשי של הלקוח בלי צעד נוסף.

מי רשאי לפתוח משימה

פתיחת משימה היא הרשאה נפרדת, לא נגזרת מתפקיד. היא נבדקת במקום אחד, ברגע היצירה, כך שכל דרך פתיחה עוברת דרך אותה בדיקה.

מה עוד לא נבדק בייצור

ניתוח טכני אוטומטי של משימה קיים במערכת, אבל בפרויקט החי הורץ עד היום מספר פעמים בודד. אנחנו מעדיפים לכתוב את זה כך ולא להבטיח.