דיווח שעות וחיוב חודשי לפרויקט תוכנה, מהדוח ועד הזמנת הרכש

בסוף כל חודש מישהו יושב עם גיליון, סופר שעות, מכפיל בתעריף ושולח ללקוח מספר. הלקוח שואל מאיפה המספר, ומישהו יושב שוב. כאן הדוח החודשי נבנה מאותן שעות שנרשמו על המשימות, הלקוח רואה אותו בפורטל, החודש מוגש ומאושר בלחיצה, והסכום נבדק מול הזמנות הרכש של הלקוח.

הדוח החודשי

הדוח מראה כמה שעות נרשמו על כל משימה בחודש, לפי תאריך העבודה ולא לפי יום הרישום, ובנפרד את ההוצאות הקבועות של החודש. הלקוח רואה אותו בפורטל ומוריד Excel או PDF, בשפת הארגון שלו. שעות שהגיעו ממערכת מעקב זמן בלי משימה מתאימה מחכות ברשימה נפרדת אצל הספק, ונכנסות לדוח אחרי ששויכו למשימה.

מי רואה סכומים

כסף ושעות הם הרשאות נפרדות. אפשר לתת לאדם לראות דוחות בלי לראות תעריפים וסכומים, ובעל הארגון רואה אותם תמיד. התעריף נקבע להשתתפות של הארגון בפרויקט, וכל רישום שעות שומר את התעריף שהיה באותו רגע: שינוי תעריף לא משנה את מה שכבר עבד. שעות פנימיות, כמה מתוך השעות היו עבודה פנימית, נשמרות על הרישום אצל הספק ולא מגיעות ללקוח אף פעם, גם לא ביומן השינויים.

תקרה חודשית למשימה

למשימה אפשר לקבוע תקרה בשקלים לחודש. מ-80 אחוז מהתקרה היא מסומנת באזהרה, ובתקרה עצמה כהגעה לתקרה, כך שנשאר זמן להחליט אם להעלות אותה או להאט. את התקרה קובע רק מי שרואה סכומים. מי שלא רואה סכומים רואה רק שהתקרה הושגה, בלי מספרים.

הוצאות קבועות

תשלומים, מנויים ושירותים שאינם שעות, למשל שירות ענן, נרשמים לחודש ולמחלקה בשקלים. בדוח הם מופיעים כחלק נפרד, רק למי שרואה סכומים, ונכנסים גם להתאמה מול הזמנות הרכש. הוצאות שחוזרות כל חודש מופיעות כרשימה של מה שעוד לא נרשם החודש, עם הסכום של החודש הקודם לעזרה, ונרשמות בלחיצה.

הגשת החודש ואישורו

בפרויקט שבו זה מופעל, הספק מגיש את החודש והלקוח מאשר אותו או מחזיר אותו לתיקון עם הערה. מגיש מי שבצד הספק ויש לו הרשאה לדוחות, ומאשר מי שבצד הלקוח ויש לו הרשאה לכסף, כך שספק לא יכול לאשר את החודש של עצמו. כל צעד שולח הודעה בדואר אלקטרוני לצד השני. חודש שממתין ללקוח שבוע שלם מסומן ככזה, והספק יכול לשלוח תזכורת.

מה האישור נועל

חודש שהוגש או אושר נעול לשני הצדדים: אי אפשר לרשום, לערוך או למחוק בו שעות, גם לא דרך חיבור למערכת חיצונית, ואי אפשר לשנות בו הוצאות. חודש שהוחזר לתיקון פתוח שוב. באישור נשמרים Excel ו-PDF של הדוח כפי שהלקוח אישר, עם סך השעות והסכום. שעה שנשכחה נרשמת בחודש הנוכחי עם ציון החודש שאליו היא שייכת, והסכום שאושר לא משתנה. כדי לפתוח חודש מחדש הספק מבקש והלקוח מסכים.

הזמנות רכש והתאמה לשעות

הזמנות הרכש של הלקוח נטענות מקובץ או מוזנות ידנית: מספר הזמנה, ישות משפטית, סכום לפני מע"מ ועם מע"מ, והחודש שאליו ההזמנה שייכת. המערכת מתאימה כל הזמנה לסכום המחלקות באותו חודש, שעות כפול התעריף שנשמר ועוד ההוצאות הקבועות, לפני מע"מ ובתוך אותה ישות משפטית. ההפרש מוצג תמיד, וסטייה של עד שקל אחד נחשבת התאמה. כמה הזמנות יכולות לכסות מחלקה אחת.

מסמך ב-iCount

מהזמנה שהותאמה אפשר להוציא מסמך ב-iCount: כל שורה היא משימה, השעות הן הכמות והתעריף הוא המחיר, וההוצאות הקבועות נכנסות כשורות משלהן. הספק רואה את המסמך לפני השליחה ושולח בלחיצה, הזמנה אחת בכל פעם. אחרי שהמסמך הוצא, מספרו נשמר על ההזמנה ואי אפשר להוציא אותה שוב. החיבור ל-iCount מופעל לפי הסכם.

שאלות נפוצות