רוב מה שמתעכב בפרויקט לא נשבר. הוא פשוט ממתין: הודעת דואר אלקטרוני שלא נענתה, הצעת מחיר שנשלחה ונשכחה, משימה שאף אחד לא נגע בה שבועיים. כאן המערכת עוברת על הפרויקט בכל לילה ומרכזת את כל מה שממתין ברשימה אחת, עם שורה נפרדת לכל פריט, הסיבה ומשך ההמתנה.
עשרה סוגים, רשימה אחת
הרשימה כוללת עשרה סוגים של פריטים שממתינים לטיפול: הצעת מחיר ללא מענה, הצעה שתוקפה עומד לפוג, כתבנו ואין תשובה, כתבו לנו ולא ענינו, משימה ללא עדכון, משימה באיחור, שאלה באפיון ללא מענה, מועד שהוזכר בהודעת דואר אלקטרוני וכבר חלף, בקשה לאפיון שנשארה בטיוטה, וחודש שממתין לאישור. ליד כל שורה כתוב כמה זמן היא ממתינה.
מי כתב אחרון
בכל שרשור דואר אלקטרוני המערכת מסתכלת על ההודעה האחרונה. אם עברו שבעה ימים, השרשור נכנס לרשימה: "כתבנו, אין תשובה" כשההודעה האחרונה נשלחה מאיתנו, ו"כתבו לנו, לא ענינו" כשההודעה האחרונה הגיעה מהלקוח. לשם כך צריך תיבת דואר אלקטרוני מחוברת לפרויקט, Gmail או Microsoft 365, שידוע לאיזה צד היא שייכת. ממצאים מהדואר האלקטרוני רואה רק בעל התיבה, גם ברשימה וגם בסיכום שנשלח בבוקר.
מועד שהוזכר בהודעת דואר אלקטרוני
כשבהודעה כתוב "עד 15.3" או "by 3/15", והתאריך חלף, השרשור נכנס לרשימה עם הציטוט. המערכת מזהה את התאריך לפי מילת מפתח שמופיעה לפניו, בעברית, באנגלית וברוסית, ולפי צורת התאריך: יום וחודש, עם שנה או בלי. אין כאן בינה מלאכותית ואין ניחוש: "עד יום שני" או "עד סוף השבוע" לא נספרים.
משימות שלא מתקדמות
משימה פתוחה שלא היה בה שום אירוע 14 יום נכנסת לרשימה כ"משימה ללא עדכון". רישום שעות אינו נחשב להתקדמות במשימה: שעות נרשמות גם על משימה תקועה. משימה שהמועד שלה עבר, לפי התאריך בישראל, נכנסת כ"משימה באיחור" כבר ביום שאחרי המועד.
הצעות מחיר, אפיונים וחודשים
הצעת מחיר שנשלחה ולא נענתה 14 יום, והצעה שתוקפה עומד לפוג בתוך שבוע. שאלה פתוחה בבקשה לאפיון שהוגשה. בקשה לאפיון שנשארה בטיוטה בלי עריכה שבוע. וחודש שהוגש ולא אושר שבוע, בפרויקט שבו הגשת החודש מופעלת.
שורה נפרדת לכל פריט
כשלאותו פריט יש כמה סיבות, למשל הצעה שלא נענתה ותוקפה עומד לפוג, הוא מופיע בשורה אחת: הסיבה המוקדמת ביותר מוצגת ראשונה, והשאר כתגיות. בסקירת הפרויקט ובלוח הראשי הרשימה מציגה שבע שורות, ומתחלפת בין הסוגים כדי שסוג אחד לא ימלא את כולה. ברשימה המלאה אפשר לסנן לפי סוג.
מחושבת מחדש בכל לילה
הרשימה נבנית מחדש בכל לילה. השורה נעלמת בחישוב הלילי הבא, לאחר שהפריט התקדם או שמצבו השתנה: הגיעה תשובה, השתנה סטטוס, נענתה שאלה. אין צורך לסמן "טופל". רשימה ריקה אומרת "שום דבר לא תקוע", והספים שלפיהם היא נבנתה כתובים מתחתיה.
סיכום בבוקר
בבוקר, לפי שעון ישראל, מי שההתראה הופעלה עבורו מקבל סיכום בדואר אלקטרוני: עד שבע שורות, כמה פריטים נוספים נותרו ברשימה, וקישור. את הסיכום מפעיל בעל הארגון לכל אדם בנפרד. הסיכום נשלח בשפה של מי שמקבל אותו, וכשאין מה לדווח הוא לא נשלח בכלל. סכומים מופיעים רק למי שיש לו הרשאה לצפייה בסכומים כספיים, ואנשים בצד הלקוח לא מקבלים אותו.
שאלות נפוצות
אפשר לסמן שורה כ"טופל"?
אפשר לשנות את הספים?
הלקוח רואה את הרשימה?
צריך לחבר דואר אלקטרוני?
רוצים לראות את זה על הנתונים שלכם? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון, בלי כרטיס אשראי.
התחילו ניסיון חינם