מערכת שמראה ללקוח את מה שכבר נרשם תוך כדי העבודה: משימות, שעות, התכתבויות ותקלות, ולא סיכום שמישהו כותב בסוף החודש. אפשר להגיע לזה בעזרת גיליון משותף, גישת אורח למערכת המשימות או פורטל לקוחות. SLAtech Vantage הוא פורטל מהסוג האחרון, שנבנה מתוך הכלים שהספק כבר עובד איתם. ההבדל בין האפשרויות הוא מי מתחזק את המידע ובאיזה קצב.
למה דוח ידני לא פותר את הבעיה
דוח שנכתב ידנית נכתב כשיש זמן, ולא כשצריך אותו. בחודש רגוע הוא מגיע בזמן, ובחודש שבו משהו משתבש הוא מגיע אחרון, כי מי שכותב אותו עסוק בדיוק בתקלה.
ובדרך כלל המידע כבר קיים: המשימות נמצאות במערכת המשימות, השעות במעקב הזמן, ההחלטות בדואר אלקטרוני, והתקלות בכלי הניטור. מה שחסר ללקוח הוא לא עוד דוח, אלא גישה למה שנרשם ממילא.
אילו אפשרויות קיימות בפועל
- גיליון משותף. זול ומהיר להתחלה. עובד כל עוד מישהו מעדכן אותו, כלומר זה דוח ידני בצורה אחרת.
- גישת אורח למערכת המשימות של הספק. חי ומעודכן, אבל הלקוח רואה גם את מה שנכתב לצוות, את הסטטוסים בשפה הפנימית, ולרוב אין שם שעות וכסף.
- פורטל לקוחות של מערכת שירות או ניהול. מסודר יותר, אבל לרוב מחייב את הספק לעבוד בתוך אותה מערכת.
- פורטל שנבנה מעל הכלים הקיימים. הספק ממשיך לעבוד במקום שבו הוא עובד היום, והתצוגה ללקוח נבנית מהנתונים שלו.
אף אחת מהאפשרויות האלה לא פסולה. ספק שעובד טוב עם גיליון ופגישה קבועה לא צריך להחליף דבר.
מה כדאי לבדוק בכל מערכת כזו
- האם המידע מתעדכן מעצמו, או שמישהו צריך לזכור לעדכן;
- האם כל שעה קשורה למשימה, כך שאפשר לשאול "למה זה לקח כל כך הרבה";
- האם יש הפרדה בין מה שנכתב לצוות לבין מה שנענה ללקוח;
- האם לקוח אחד לא יכול לראות פרויקט של לקוח אחר;
- האם נרשם מה הספק שינה בנתונים ומה הוציא החוצה.
איך SLAtech Vantage עונה על זה
SLAtech Vantage מתחבר למערכות שבהן העבודה כבר נרשמת: מערכת המשימות, מעקב הזמן, דואר אלקטרוני, מאגר הקוד וכלי הניטור. הלקוח נכנס לפורטל ורואה את החודש שלו: דוח פעילות לפי מחלקות, עם שעות וסכום לכל מחלקה, וסיכום חודשי שנכתב אוטומטית מאותם נתונים.
אפשר לשאול שאלה במילים רגילות, והתשובה נבנית מרישומי הפרויקט. אם אין בהם מספיק מידע, התשובה אומרת את זה במקום להמציא. את הדוח אפשר לייצא ל-PDF ולאקסל, ולפורטל יש יומן גישה שבו הלקוח רואה מה נוצר, שונה, נמחק ויצא החוצה מהנתונים שלו.
מה הלקוח לא רואה
תעריפים, עלות ומרווח, הערות פנימיות על משימות, והדיון בין אנשי הצוות נשארים פרטיים כברירת מחדל. מסכי הדואר האלקטרוני ורשימת התקלות שייכים לספק בלבד: ללקוח מגיע רק מה שהפך למשימה או לדוח.
החיפוש של הלקוח מוגבל לפרויקט שלו, וסוגי המידע שהוא יכול להגיע אליהם נקבעים לפי רשימה לבנה: סוג שלא נרשם במפורש כמשותף אינו נראה לו.
מה SLAtech Vantage לא עושה
- הוא לא מחליף את מערכת המשימות של הצוות, אלא יושב מעליה;
- אם הספק לא מוכן לחבר את הכלים שלו, הוא לא יעבוד;
- WhatsApp נכנס רק כקובץ ייצוא שמעלים ידנית, בלי חיבור חי.
שאלות נפוצות
האם הספק צריך למלא משהו ידנית כדי שהלקוח יראה את הפרויקט?
האם גיליון משותף לא מספיק?
למה לא פשוט לתת ללקוח גישת אורח למערכת המשימות?
האם הלקוח רואה את התעריפים וההערות הפנימיות של הספק?
האם הפורטל זמין באנגלית?
רוצים לראות איך זה נראה על פרויקט אמיתי? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם