טבלת מעקב אחר בנק שעות היא גיליון שבו כל שורה מייצגת חודש: כמה שעות היו בבנק בתחילתו, כמה נרכשו, כמה נוצלו וכמה נשארו. יתרת הסגירה של חודש היא יתרת הפתיחה של החודש הבא. הקובץ שמתחת לטקסט מחשב את זה לבד; כאן מוסבר כל חלק ואיך ממלאים אותו.
המבנה: שש עמודות
- חודש;
- יתרת פתיחה: מה שנשאר מהחודש הקודם;
- שעות שנרכשו: חבילה שהלקוח קנה באותו חודש, אם קנה;
- שעות שנוצלו: סך השעות שנרשמו על משימות באותו חודש;
- יתרת סגירה: יתרת הפתיחה ועוד השעות שנרכשו, פחות השעות שנוצלו;
- הערות: כל מה שמסביר מספר חריג.
שתי עמודות מחושבות לבד, ושלוש ממלאים ידנית: את החודש, את השעות שנרכשו ואת השעות שנוצלו. ההערות הן לא קישוט. בעוד שנה זה יהיה המקום היחיד שבו כתוב למה חודש מסוים נראה כמו שהוא נראה.
אם לבנק יש תאריך תפוגה, כדאי לרשום אותו בהערות של החודש שבו הבנק נרכש, כדי שהתאריך לא ייעלם בתוך ההסכם.
החישוב, ולמה היתרה עוברת מחודש לחודש
יש כאן נוסחה אחת: יתרת הסגירה שווה ליתרת הפתיחה, ועוד השעות שנרכשו, פחות השעות שנוצלו. בקובץ, יתרת הפתיחה של כל חודש מהחודש השני והלאה היא נוסחה שמפנה ליתרת הסגירה של החודש הקודם. כך אי אפשר "לתקן" את ההתחלה של חודש בלי שהשינוי יופיע בכל השורות שאחריו.
רק בחודש הראשון מקלידים את יתרת הפתיחה ידנית: זו היתרה שהייתה כשהתחלתם לעקוב, או אפס אם הבנק חדש.
אם בכל זאת צריך לתקן מספר מחודש קודם, מתקנים אותו בשורה שלו וכותבים הערה. כל השורות שאחריו יתעדכנו לבד, וההערה תסביר למה היתרה של היום שונה ממה שנשלח אז.
יתרה שלילית: חריגה שצריך לספר עליה
כשנוצלו יותר שעות ממה שהיה בבנק, יתרת הסגירה יורדת מתחת לאפס, ובקובץ היא מופיעה באדום. זו לא שגיאה בטבלה, אלא מידע: עבדו מעבר למה שנרכש.
את המידע הזה הלקוח צריך לקבל לפני החשבונית, לא בתוכה. המקובל הוא להודיע כשהיתרה מתקרבת לאפס, ולשאול אם לרכוש בנק נוסף או לקזז מהבא, לפי מה שנקבע בהסכם.
יתרה שנשארת שלילית כמה חודשים ברציפות אומרת בדרך כלל שהבנק קטן מהצורך האמיתי. זו שיחה על גודל הבנק, לא על החריגה של החודש הזה.
מה כותבים בהערות
- מאיזה הסכם או הזמנה הגיעו השעות שנרכשו;
- ניצול חריג, ומה גרם לו: תקלה גדולה, שינוי דרישה, עבודה קטנה שנכנסה לבנק;
- שעות שפגו או הועברו, לפי הכלל שבהסכם;
- שעה שנרשמה באיחור ושייכת לחודש קודם.
שורה לדוגמה: החודש, יתרת פתיחה שהגיעה מהחודש הקודם, בלי רכישה, השעות שנוצלו לפי הדוח החודשי, יתרת סגירה שחושבה לבד, ובהערות "ניצול גבוה בגלל תקלה במערכת התשלומים".
איך ממלאים כל חודש
- בסוף החודש מסכמים את השעות מהדוח החודשי, ולא מהערכה;
- רושמים רכישה, אם הייתה, בחודש שבו היא נכנסה לתוקף;
- בודקים את יתרת הסגירה. אם היא נמוכה או שלילית, מודיעים ללקוח לפני שליחת החשבונית;
- מוסיפים הערה לכל מספר שיפתיע מישהו בעוד חצי שנה;
- שולחים את הטבלה יחד עם הדוח החודשי, כדי ששני הצדדים יראו את אותה יתרה.
פעם ברבעון כדאי להסתכל על הטבלה כולה, ולא רק על השורה האחרונה: ניצול שעולה בהתמדה, או יתרה שמצטברת ולא נוגעים בה, הם סיבה לשנות את גודל הבנק לפני החידוש הבא.
מאיפה מגיע המספר של השעות שנוצלו
הטבלה טובה רק כמו המספר שבעמודת השעות שנוצלו. אם הוא מגיע מרישום שעות על משימות, אפשר לפרק אותו בכל רגע. אם הוא מגיע מהזיכרון, הוויכוח רק נדחה.
ב-SLAtech Vantage אין חישוב של יתרת בנק שעות. השעות עצמן נרשמות על משימות, עם התאריך, מי רשם אותן והתעריף שהיה בתוקף, ונכנסות לדוח החודשי שהלקוח רואה בפורטל; משם לוקחים את המספר לטבלה. שעות יכולות להגיע גם מכלי מדידת זמן כמו Toggl Track, Clockify ו-Harvest, ומרישומי העבודה ב-Jira.
שאלות נפוצות
איך מחשבים יתרה בבנק שעות?
מה עושים כשיתרת בנק השעות שלילית?
האם לעקוב אחרי בנק שעות בשעות או בכסף?
איך משתמשים בקובץ Excel של מעקב בנק השעות?
רוצים שהמספר של השעות שנוצלו יגיע מהמשימות עצמן? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם