Gmail ו-SLAtech Vantage: דואר אלקטרוני שמגיע לפרויקט הנכון

SLAtech Vantage מתחבר לתיבת Gmail באישור של Google, בהרשאת קריאה בלבד, ומושך ממנה מכתבים וקבצים מצורפים. לאיזה פרויקט שייך מכתב קובעים כללי סינון: כתובת מדויקת או דומיין, וכיוון. מהקבצים נשלף הטקסט, וסריקות מזוהות ב-OCR שרץ על השרת של SLAtech Vantage ולא בשירות ענן.

איך מחברים: אישור של Google, לא סיסמה

אין טופס ואין מפתח להקליד. החיבור נעשה במסך האישור של Google, ו-SLAtech Vantage מבקש הרשאה אחת: קריאה בלבד של הדואר האלקטרוני. עם ההרשאה הזו אי אפשר לשלוח מהתיבה, למחוק או לשנות מכתבים.

ההרשאה נשמרת מוצפנת. אם Google מבטל אותה או שהיא פגה, מסך החיבורים מסמן את התיבה באדום, כי באותו רגע הייבוא נעצר. אפשר לחבר יותר מתיבה אחת.

אישור התיבה עובר היום דרכנו: מסך החיבור של Gmail פתוח למפעיל המערכת בלבד.

כללי סינון: מה נכנס לפרויקט

לא מושכים את כל התיבה. לכל פרויקט מגדירים כללים, וכל כלל הוא אחד מאלה:

• כתובת מדויקת, כמו name@company.co.il;
• דומיין, כמו @company.co.il, שתופס כל כתובת בו.

לכל כלל בוחרים כיוון: מכתבים ממנו, מכתבים אליו, או שניהם. אפשר גם לקבוע תאריך התחלה, ומכתבים ישנים יותר לא נכנסים. כשמכתב מתאים לשני כללים, כתובת מדויקת גוברת על דומיין.

מכתבים חדשים נמשכים כל שלוש דקות. יש גם רשימת נושאים שהוגדרו כרעש, ומכתב עם נושא כזה לא נמשך.

קבצים מצורפים וסריקות שנקראים על השרת שלנו

קבצים מצורפים נשמרים עם המכתב. בריצה לילית נשלף מהם הטקסט: PDF, Word, Excel, PowerPoint, טקסט ו-CSV. תמונות ו-PDF סרוקים עוברים זיהוי תווים (OCR) בעברית ובאנגלית.

ה-OCR רץ על השרת של SLAtech Vantage ולא בשירות ענן. בסריקות יש לפעמים תעודות זהות, וסריקה כזו לא יוצאת החוצה כדי שיקראו אותה.

לוגו בחתימה ופיקסל מעקב מזוהים כקישוט ולא נקראים. הטקסט שנשלף נכנס למאגר הידע של הפרויקט, ליד המכתב שאליו הקובץ צורף. קובץ בפורמט שאין לנו דרך לקרוא נשמר, אבל הטקסט שלו לא נשלף.

למה מכתב הופך, ומה הלקוח רואה

מכתב לא הופך למשימה מעצמו. מתוך מכתב אפשר לפתוח משימה בלחיצה: הנושא, הטקסט והשולח ממלאים את הטופס מראש, ואפשר לצרף את כל השרשור ואת הקבצים שלו. אפשר גם לצרף מכתב למשימה קיימת, באותו פרויקט בלבד.

הלקוח לא רואה את התיבה. מכתבים שנכנסו לפרויקט לפי הכללים זמינים לצ'אט של הפורטל, ושאלה של הלקוח יכולה לקבל תשובה שנשענת עליהם. לכן הכללים קובעים גם מה הלקוח יכול למצוא: כלל רחב מדי מכניס יותר ממה שהתכוונתם.

טקסט שנשלח למודל שפה עובר קודם מיסוך של מזהים אישיים.

מה לא נתמך

• רק Gmail. תיבות Microsoft 365 ו-IMAP לא נתמכות היום.
• קריאה בלבד. SLAtech Vantage לא שולח מכתבים מהתיבה שחוברה.
• Google Calendar לא נקרא, גם כשהוא באותו חשבון.
• אין הרשמה לאירועים של Gmail. התיבה נבדקת כל שלוש דקות, ולכן מכתב חדש מגיע בתוך דקות ולא מיד.
• מכתב שלא מתאים לאף כלל לא נמשך. אין ייבוא של התיבה כולה "ליתר ביטחון".
• הספירה שמוצגת לפני הייבוא היא הערכה של Gmail ולא מספר מדויק, ומכתב אחד יכול להתאים לשני כללים.

שאלות נפוצות