דוח חודשי ללקוח הוא מסמך שבו בית התוכנה מראה מה נעשה בחודש, כמה זה עלה, מה מתוכנן לחודש הבא ומה ממתין להחלטת הלקוח. התבנית כאן בנויה מחמישה חלקים: כותרת, טבלת עבודה, סיכום, תוכנית וסיכונים. הקובץ שמתחת לטקסט מכיל את אותו מבנה, עם נוסחאות.
כותרת: פרויקט, חודש, מי הכין
שלוש שורות בראש הדוח: שם הפרויקט, החודש שהדוח מכסה, ומי שהכין אותו. זה נראה מובן מאליו, אבל דוח בלי חודש כתוב נראה אחרי חצי שנה כמו כל דוח אחר, ודוח בלי שם של מי שהכין אותו לא מאפשר לשאול אותו שאלה.
אם הדוח מכסה כמה פרויקטים של אותו לקוח, עדיף דוח נפרד לכל פרויקט. דוח משולב נוח לכותב, אבל הקורא צריך לפרק אותו בעצמו, ובדרך כלל הוא לא יעשה את זה.
טבלת העבודה, עמודה אחר עמודה
זה לב הדוח. כל שורה היא עבודה על משימה אחת ביום אחד:
- תאריך: היום שבו נעשתה העבודה;
- משימה: השם או המספר שהלקוח מכיר, למשל מספר הפנייה שלו;
- מחלקה: החלק בארגון של הלקוח שהעבודה שייכת אליו, כדי שכל מחלקה תראה את שלה;
- תיאור: מה נעשה, במשפט אחד שגם מי שאינו מפתח מבין;
- שעות ותעריף;
- סכום: שעות כפול תעריף. בקובץ הוא מחושב בנוסחה, ונשאר ריק עד שממלאים את שתי העמודות.
שורה לדוגמה נראית כך: תאריך העבודה, מספר הפנייה של הלקוח, מחלקת הכספים, "תיקון חישוב מע"מ בחשבונית שנשלחת ללקוחות", מספר השעות והתעריף המוסכם.
שורת הסיכום
בסוף הטבלה יש שורת סיכום: סך השעות וסך הסכום, ובקובץ שתיהן נוסחאות. הסכום הכולל צריך להתאים לחשבונית; אם הוא לא מתאים, עדיף לגלות את זה לפני השליחה.
תשלומים קבועים שאינם לפי שעות, כמו אחסון או רישיונות, כדאי לרשום בנפרד ולא לערבב בתוך שורות העבודה: הם עונים על שאלה אחרת.
אם יש בנק שעות או תקציב חודשי, כדאי להוסיף מתחת לסיכום שורה אחת: כמה ממנו נוצל עד עכשיו. כך הלקוח רואה את המספר החשוב בלי לחשב לבד.
תוכנית לחודש הבא
כמה שורות קצרות: מה מתוכנן, ובאיזה סדר עדיפות. לא התחייבות, אלא כיוון שהלקוח יכול לתקן לפני שהעבודה מתחילה. בחודש הבא הדוח יראה מה מזה נעשה, וזו ההשוואה השימושית ביותר שיש.
כדאי לכתוב כל פריט כך שאפשר יהיה לבדוק אותו בסוף החודש: לא "שיפורים במערכת", אלא "טופס ההרשמה החדש מוכן לבדיקה של הלקוח". פריט שאי אפשר לסמן כבוצע או כלא בוצע לא עוזר לאף אחד מהצדדים.
סיכונים, ומה תקוע אצל הלקוח
החלק שהכי חסר בדוחות, והכי חשוב. כאן כותבים:
- מה ממתין לתשובה, לאישור, לתוכן או לגישה מהלקוח, ומאיזה תאריך;
- מה עלול לזוז בלוח הזמנים, ולמה;
- חריגה מתקציב או מבנק שעות, לפני שהיא מגיעה לחשבונית.
שורה אחת כמו "ממתינים לאישור העיצוב מתחילת החודש" חוסכת ויכוח שלם בסוף הרבעון.
כדאי לכתוב כל פריט עם שם של מי שצריך לפעול, ומה בדיוק נדרש ממנו. "ממתינים ללקוח" בלי שם נשאר פתוח חודשים, כי אף אחד בצד של הלקוח לא יודע שזה אצלו.
איך משתמשים בתבנית כל חודש
- מעתיקים את הגיליון לחודש חדש, ולא מוחקים את הקודם: ההיסטוריה היא חלק מהערך;
- ממלאים את טבלת העבודה במהלך החודש, ולא בערב שלפני שליחת הדוח;
- בודקים שכל שורה מחוברת למשימה, ושאין שורה של "תחזוקה כללית" בלי פירוט;
- מעדכנים את התוכנית ואת הסיכונים, ומשווים לתוכנית של החודש הקודם;
- שולחים בתאריך קבוע, גם בחודש שקט.
שעה שנשכחה ונמצאה אחרי שהדוח נשלח לא מכניסים לדוח הישן. רושמים אותה בדוח של החודש הנוכחי, עם הערה לאיזה חודש היא שייכת, כדי שמה שהלקוח כבר קיבל לא ישתנה לו מתחת לידיים.
ב-SLAtech Vantage דוח כזה נבנה מהשעות שנרשמו על המשימות, מקובץ לפי מחלקות, והלקוח רואה אותו בפורטל ומייצא אותו ל-Excel ול-PDF.
שאלות נפוצות
מה חייב להיות בדוח חודשי ללקוח בפרויקט תוכנה?
למה לחבר כל שעה למשימה בדוח החודשי?
מתי לשלוח ללקוח את הדוח החודשי?
איך משתמשים בקובץ ה-Excel של התבנית?
רוצים שהדוח הזה ייבנה מהשעות עצמן, בלי להעתיק? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם