זהו תרחיש שהורכב מהניסיון שלנו, והשמות בו בדויים. בית תוכנה קטן עובד עם כמה לקוחות, ואחד מהם, "אורבן ריטייל", מקבל בכל חודש כמה מאות שעות פיתוח. לפני SLAtech Vantage הדוח נבנה ידנית, והשאלה "על מה הלכו השעות" חזרה בכל חודש. אחרי החיבור הלקוח פותח את החודש בעצמו, כולל תחזית לסוף החודש.
מי בתרחיש
בית תוכנה של כמה אנשים, עם כמה לקוחות במקביל. לכל לקוח יש מערכת משימות, מעקב שעות, מאגר קוד וניטור שגיאות, ולכל אחד גם תיבת דואר וקבוצת מסרים.
הלקוח שבמרכז הסיפור הוא "אורבן ריטייל", שם בדוי של חברה עם עשר מחלקות, שהעבודה מתחלקת ביניהן. היקף העבודה שם הוא בערך 2.6 משרות מלאות.
החודש שלפני: דוח שהגיע מאוחר מדי
בסוף כל חודש מישהו בבית התוכנה הרכיב את הדוח ידנית: הוציא שעות ממעקב השעות, התאים אותן למשימות, חילק בין המחלקות וכתב כמה פסקאות. הלקוח קיבל קובץ, ובשבוע שאחריו שאל בטלפון על השורות שלא הבין.
הבעיה לא הייתה שהדוח שגוי. הבעיה הייתה שהוא הגיע כשכבר אי אפשר היה לשנות שום דבר באותו חודש.
מה חיברו
- מערכת המשימות ומעקב השעות שהצוות כבר עבד איתם. משימות ושעות נכנסות בסנכרון, ולכל שורת שעות נשמר התעריף שבו נרשמה.
- מאגר הקוד, כדי שגם הקומיטים יהיו חלק מההיסטוריה של הפרויקט.
- ניטור השגיאות של המערכת בייצור. שגיאות זהות מתקבצות לקבוצה אחת עם מונה.
- תיבת הדואר של הפרויקט, עם כללים לפי כתובת ודומיין.
הפורטל של הלקוח נושא את המיתוג של בית התוכנה, לא שלנו.
מה ראה הלקוח ב-20 בחודש
ביום העשרים, בלי לבקש דוח, הלקוח פתח את הפורטל וראה:
- 420 שעות ו-115,720 ₪ עד אותו יום, כלומר 275.5 ₪ לשעה בממוצע;
- 64 משימות, מהן 58 כבר הושלמו;
- 214 אירועי ניטור באותו חודש;
- תחזית לסוף החודש של 465 שעות, מול ממוצע של 412 שעות באותו חודש בשנים קודמות.
המחלקה הגדולה ביותר, מנוע ההמלצות והדירוג, לקחה 88 שעות ו-22,880 ₪ על פני 7 משימות. הלקוח פתח אותה וראה את רשומות השעות שמאחורי כל משימה.
הפער בין 465 ל-412 עלה לשיחה באמצע החודש, ולא בדוח של סוף החודש.
סוף החודש: הגשה ואישור, לא קובץ
בסוף החודש בית התוכנה מגיש את החודש ללקוח, ומרגע ההגשה השעות נעולות לשני הצדדים. הלקוח מאשר, ואז נשמר צילום של הדוח, או מחזיר עם הערה, ואז השעות נפתחות שוב וההערה נשארת ליד החודש.
מעל הדוח מופיע סיכום חודשי שנכתב אוטומטית מאותם נתונים, ואת הדוח אפשר לייצא ל-PDF ולאקסל בלחיצה.
הערה שחזרה עם החודש היא תיעוד, לא ריב: בעוד חצי שנה רואים מה נשאל ומה תוקן.
מה נשאר פרטי
- תעריפים, עלות ומרווח לא מוצגים ללקוח כברירת מחדל.
- פילוח פנימי של השעות מראה כמה מהשעות שחויבו ביצע הצוות עצמו וכמה קבלני משנה. ממנו נגזר חישוב הרווחיות, ולכן רק בעל העסק רואה אותו. הלקוח רואה בדיוק את אותן שעות שחויבו, בלי הפילוח.
- יומן האזהרות הוא פרטי: כשהלקוח ביקש פתרון נגד ההמלצה, נרשם מה הומלץ ומה הוחלט.
- תקרה חודשית בכסף על משימה מסמנת חריגה לשני הצדדים, ואינה חוסמת רישום שעות.
מה זה לא פותר
- אם הצוות לא רושם שעות, אין ממה לבנות דוח. SLAtech Vantage לא ממציא שעות.
- שיוך משימה למחלקה הוא עדיין החלטה של אדם.
- מאגר ידע מתחיל לעבוד רק אחרי שמישהו כותב בו את המאמר הראשון.
מה שבית התוכנה הרוויח בתרחיש הזה אינו מספר השעות שנחסכו, כי את זה לא מדדנו. הוא הרוויח שיחה אחת באמצע החודש במקום ויכוח אחד אחריו.
שאלות נפוצות
האם הסיפור הזה אמיתי?
איך מחושבת התחזית לסוף החודש?
מה קורה אם הלקוח לא מסכים עם החודש?
האם הלקוח רואה את התעריפים ואת המרווח?
רוצים לראות את החודש של הלקוח שלכם ככה? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם