פורטל לקוחות לפרויקטי תוכנה הוא אזור באינטרנט עם כניסה אישית, שבו הלקוח של בית התוכנה רואה בעצמו את מצב הפרויקט שלו: משימות, שעות, דוח החודש ומה תקוע. ההבדל מדוח חודשי הוא שהלקוח לא מחכה שישלחו לו אותו, והנתונים בפורטל הם אותם נתונים שהצוות עובד איתם.
מה פורטל לקוחות מחליף
בלי פורטל, המידע עובר ללקוח דרך אדם אחד: מנהל הפרויקט כותב סיכום, שולח קובץ, עונה בטלפון. זה עובד כשיש זמן, ונשבר בדיוק כשמשהו משתבש והאדם הזה עסוק.
פורטל לא מבטל את השיחה. הוא מוריד ממנה את החלק של "מה המצב", כדי שהשיחה תעסוק בהחלטות.
יש לזה גם צד שני: כשהלקוח רואה בעצמו מה מחכה לתשובה שלו, הוא עונה מהר יותר. חלק לא קטן מהעיכובים בפרויקטי תוכנה הוא המתנה לאישור או לתוכן מהלקוח, ושני הצדדים מגלים את זה בדרך כלל מאוחר מדי.
מה צריך להיות בפורטל לקוחות
- דוח החודש: שעות וסכומים, מחוברים למשימות;
- מצב המשימות: מה פתוח, מה נסגר, מה מחכה ללקוח;
- המספרים שהלקוח מכיר: מספר הפנייה שלו, ולא רק המספר הפנימי של הספק;
- ייצוא: קובץ שאפשר להעביר להנהלה בלי לערוך;
- תיעוד: מה נעשה בנתונים שלו, ומתי.
טעויות נפוצות
- פורטל שמתעדכן ידנית. אם מישהו צריך להעתיק אליו נתונים, הוא יתעדכן רק כשיש זמן, כלומר לא כשצריך.
- מסך פנימי עם כפתור "הסתר". מה שהלקוח רואה צריך להיות מוגדר במפורש, ולא להיות כל מה שלא זכרו לחסום. הערות פנימיות והפילוח הפנימי של השעות לא אמורים לדלוף.
- יותר מדי מסכים. לקוח שנכנס פעם בחודש צריך לראות את החודש, לא תפריט של עשרים פריטים.
- פורטל עם המותג של הכלי. הלקוח עובד מול הספק שלו, והפורטל צריך לשאת את הסימן של הספק.
איך יודעים שפורטל עובד
הסימן הפשוט ביותר: כמה שאלות של "מה המצב" עדיין מגיעות בטלפון ובדואר אלקטרוני. אם הן ירדו, הלקוח מוצא את התשובות בעצמו.
סימן שני הוא שהדוח החודשי כבר לא מפתיע: הלקוח ראה את המספרים במהלך החודש, ובסוף החודש נשאר רק לאשר.
וסימן שלישי, הפוך: אם הלקוח לא נכנס אף פעם, כדאי לשאול למה. לפעמים הפורטל מסובך מדי, ולפעמים מה שהלקוח מחפש פשוט לא נמצא בו. התשובה לשאלה הזאת שווה יותר מכל מסך נוסף.
הפורטל ב-SLAtech Vantage
ב-SLAtech Vantage הלקוח נכנס לפורטל משלו, בעברית, באנגלית או ברוסית, לפי הבחירה שלו. מה יש בו:
- דוח הפעילות של החודש לפי מחלקות, עם שעות וסכום לכל מחלקה ועם מספר הפנייה של הלקוח;
- סיכום חודש שנכתב אוטומטית מנתוני הדוח, וצ'אט שעונה רק מתוך מאגר הידע של הפרויקט שלו;
- ייצוא ל-Excel ול-PDF, שנרשם ביומן;
- עמוד יומן גישה שמראה מה הספק יצר, שינה, מחק או הוציא מהנתונים שלו;
- בראש הפורטל מופיע הסימן של העסק שעובד מול הלקוח.
הפילוח הפנימי של השעות בין הצוות של הספק לקבלני משנה לא מגיע לפורטל, לייצוא או לצ'אט: הלקוח רואה בדיוק את אותן שעות שחויבו, בלי הפילוח.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין פורטל לקוחות לדוח חודשי?
מה לא צריך להיות בפורטל לקוחות?
האם פורטל לקוחות מתאים לבית תוכנה קטן?
מה הלקוח רואה בפורטל של SLAtech Vantage?
רוצים לראות את הפורטל על פרויקט אמיתי? אפשר להתחיל בתקופת ניסיון.
התחילו ניסיון חינם