Что провисло на проекте: письма без ответа, задачи без движения и предложения без решения

Большая часть того, что тормозит проект, не ломается. Оно просто ждёт: письмо, на которое никто не ответил, предложение, которое отправили и забыли, задача, которой никто не касался две недели. Здесь система каждую ночь проходит по проекту и собирает всё, что ждёт, в один список, отдельная строка для каждого элемента, с причиной и сроком ожидания.

Десять типов, один список

Список отслеживает десять типов задержек: предложение без ответа, предложение с истекающим сроком, мы написали и ответа нет, нам написали и мы не ответили, задача без обновлений, просроченная задача, вопрос в ТЗ без ответа, срок, названный в письме и уже прошедший, заявка на ТЗ, оставшаяся в черновике, и месяц на приёмке. У каждой строки написано, сколько она ждёт.

Кто написал последним

В каждой переписке система смотрит на последнее письмо. Если прошло семь дней, переписка попадает в список: "мы написали, ответа нет", когда последнее наше, и "нам написали, мы не ответили", когда последнее от заказчика. Для этого к проекту должен быть подключён почтовый ящик, Gmail или Microsoft 365, с указанием, какой стороне принадлежит ящик. Находки из почты видит только владелец ящика, и в списке, и в утреннем письме.

Срок, названный в письме

Когда в письме написано "до 15.03" или "by 3/15", а дата прошла, переписка попадает в список вместе с цитатой. Дата находится по слову перед ней, на иврите, английском и русском, и по форме даты: день и месяц, с годом или без. Здесь нет ни ИИ, ни догадок: "до понедельника" или "к концу недели" не считаются.

Задачи без движения

Открытая задача, в которой 14 дней не было ни одного события, попадает в список как "задача без обновлений". Запись часов движением не считается: часы пишутся и на задачу, которая застряла. Задача, срок которой прошёл, по израильской дате, попадает как просроченная со следующего дня после срока.

Предложения, ТЗ и месяцы

Предложение, отправленное и без ответа 14 дней, и предложение, срок которого кончается в течение недели. Открытый вопрос в поданной заявке на ТЗ. Заявка на ТЗ, оставшаяся в черновике без правки неделю. И месяц, сданный и не принятый неделю, на проекте, где сдача месяца включена.

Отдельная строка для каждого элемента

Когда у одного элемента несколько причин, например предложение без ответа, у которого ещё и кончается срок, он идёт одной строкой: самая ранняя причина показывается первой, остальные отметками. На обзоре проекта и на главной сводке видно семь строк, и типы чередуются, чтобы один тип не занял весь список. Полный список фильтруется по типу.

Пересчитывается каждую ночь

Список строится заново каждую ночь. Строка уходит в ночь после того, как элемент сдвинулся: пришёл ответ, сменился статус, на вопрос ответили. Отмечать "сделано" не нужно. Если список пуст, система показывает "Ничего не провисло", а границы, по которым он построен, написаны под ним.

Письмо утром

Утром по израильскому времени тот, кому это включено, получает список письмом: до семи строк, сколько осталось ещё и ссылку. Включает письмо владелец организации, каждому человеку отдельно. Письмо приходит на языке получателя, а если сообщать нечего, не приходит вовсе. Суммы видны только тем, у кого есть доступ к финансовым данным, а людям со стороны заказчика письмо не приходит.

Частые вопросы