הדואר עם הלקוח, בתוך הפרויקט ולא רק בתיבה

ההתכתבות עם הלקוח היא החלק הכי גדול של הפרויקט שהפרויקט לא יודע עליו דבר. ההחלטות, הבקשות והקבצים יושבים בתיבה של אדם אחד, ומי שלא היה בשרשור פשוט לא ראה אותם.

תיבה אחת, ובחירה לפי מי כותב

מחברים תיבת Gmail דרך אישור רגיל, בלי סיסמאות ובלי שיתוף חשבון. אחר כך בוחרים מה בדיוק נכנס: כתובת מלאה או דומיין שלם. אפשר להגדיר כיוון לכל בחירה - רק נכנס, רק יוצא או שניהם - ותאריך שממנו למטה לא יורדים.

הכיוון נקבע לפי בעל התיבה, לא לפי הכלל

פרט שנראה טכני ואינו. מכתב של אדם חיצוני בשרשור משותף, שבו בעל התיבה יושב רק בעותק, נראה לכלל @domain כאילו הוא שלנו - וסומן כיוצא. מאז הכיוון נקבע לפי בעל התיבה: הוא ב-From, אז יצא; אחרת נכנס, ולא משנה איזה כלל הביא את המכתב.

זה לא ניקיון קוד. «כתבנו ולא ענו» ו«כתבו לנו ולא ענינו» הן שתי עבודות שונות, והשנייה מביכה.

הקבצים נכנסים עם המכתבים

קובץ מצורף הוא לרוב עיקר המכתב, ולכן הוא נשמר ונקרא. מ-PDF, מ-Word, מ-Excel ומטקסט נשלף התוכן; סריקה שאין בה שכבת טקסט עוברת זיהוי תווים.

ושם הקובץ לבדו לא מספיק. Gmail מוסר תמונות מוטמעות בשם attachment בלי סיומת כלל - בפרויקט החי 5,853 כאלה, כולן PNG - ועד שהסוג נקבע לפי הסיומת בלבד, הן פשוט לא נקראו, בשקט. עכשיו השם נבדק ראשון, ואם הוא שותק נשאלת הכרזת הסוג.

שלוש תוצאות ולא שתיים: או שיש תוכן ואנחנו יודעים לשלוף אותו, או שזה קישוט של החתימה, או שזה פורמט שאיננו קוראים. שתי האחרונות הן «לא טיפלנו», אבל מסיבות שונות, ובספירה אסור לחבר אותן.

טעינה חוזרת אינה יוצרת כפילויות

את אותה תיבה טוענים לא פעם אחת: מוסיפים כלל, מתקנים תאריך, חוזרים על חודש שנראה חסר. לכל מכתב יש מזהה של הספק, והוא ייחודי אצלנו - מכתב שכבר נכנס פשוט לא נכנס שוב.

בלי זה כל תיקון של כלל היה מכפיל חודש שלם, והתיבה הייתה גדלה מעצמה בכל פעם שנגעו בהגדרות.

הטעינה גם מתחדשת מהמקום שבו עצרה: נשמר סמן, ולכן ניתוק באמצע אינו מתחיל הכל מחדש.

מכתב שקשור למשימה

מכתב אינו חייב להישאר בתיבה: אפשר לקשור אותו למשימה, ואז הוא נקרא לצד ההיסטוריה שלה. כך «הלקוח ביקש את זה במייל» מפסיק להיות טענה ונעשה קישור.

מי דיבר, ולא רק מה נכתב

כל משתתף בשרשור נשמר כאדם ולא כמחרוזת כתובת. מכאן נפתח הכיוון ההפוך: לפתוח איש קשר ולראות באילו שרשורים הוא היה.

טיוב: מה בכלל שווה קריאה

לא כל מכתב הוא עבודה. נשמרת רשימת נושאים שהם רעש ידוע (18 כרגע), ולמכתבים נכנסים נשמרת הערכת טון: מה נדרש ובאיזו דחיפות. סדר גודל: 2,209 מכתבים מסומנים.

לפני כל פנייה למודל הטקסט עובר מיסוך מזהים - תעודת זהות, טלפון, כתובת. המודל רואה את המכתב בלי הפרטים שמזהים אדם.

מה הלקוח רואה

כלום. מסכי הדואר הם של הספק בלבד, ובפורטל הלקוח אין מסך דואר כלל. זו לא הגדרה שאפשר לשכוח - פשוט אין שם דף כזה.

במה זה שונה מתיבה משותפת

תיבה משותפת מבקשת מכם לעבור לעבוד אצלה. כאן התיבה נשארת שלכם, ולפרויקט נכנס רק מה שבחרתם - עם הקבצים, עם האנשים ועם השרשורים. אתם ממשיכים לכתוב מאותו מקום שכתבתם אתמול.