Часы и деньги по проекту: месячный отчёт, сдача месяца и сверка с заказами

В конце каждого месяца кто-то садится с таблицей, считает часы, умножает на ставку и отправляет заказчику число. Заказчик спрашивает, откуда число, и кто-то садится снова. Здесь месячный отчёт собирается из тех же часов, что записаны на задачи, заказчик видит его в портале, месяц сдаётся и принимается одним нажатием, а сумма сверяется с заказами заказчика.

Месячный отчёт

Отчёт показывает, сколько часов записано на каждую задачу за месяц, по дате работы, а не по дню записи, и отдельно постоянные расходы месяца. Заказчик видит его в портале и скачивает Excel или PDF на языке своей организации. Часы, пришедшие из трекера времени без подходящей задачи, ждут у исполнителя в отдельном списке и попадают в отчёт после того, как их привяжут к задаче.

Кто видит суммы

Деньги и отчёты это разные права. Человеку можно открыть отчёты, не показывая ставки и суммы, а владелец организации видит их всегда. Ставка задаётся участию организации в проекте, и каждая запись часов хранит ставку на момент записи: смена ставки не переписывает уже отработанное. Внутренние часы, то есть сколько из записанного было внутренней работой, хранятся в записи у исполнителя и никогда не доходят до заказчика, даже в журнале изменений.

Месячный потолок по задаче

Задаче можно задать потолок в шекелях на месяц. С 80 процентов потолка она подсвечивается предупреждением, на самом потолке отметкой о достижении, и остаётся время решить, поднять его или притормозить. Задаёт потолок только тот, кто видит суммы. Тот, кто сумм не видит, видит только то, что потолок достигнут, без чисел.

Постоянные расходы

Платежи, подписки и услуги, которые не являются часами, например облачный сервис, записываются на месяц и отдел в шекелях. В отчёте они идут отдельной частью, только для тех, кто видит суммы, и участвуют в сверке с заказами. Расходы, которые повторяются каждый месяц, показываются списком того, что в этом месяце ещё не внесено, с суммой прошлого месяца для ориентира, и вносятся одним нажатием.

Сдача и приёмка месяца

На проекте, где это включено, исполнитель сдаёт месяц, а заказчик принимает его или возвращает на доработку с замечанием. Сдаёт человек со стороны исполнителя с правом на отчёты, принимает человек со стороны заказчика с правом на деньги, поэтому исполнитель не может принять свой же месяц. О каждом шаге другая сторона получает письмо. Месяц, который ждёт заказчика целую неделю, отмечается, и исполнитель может отправить напоминание.

Что запирает приёмка

Сданный или принятый месяц заперт для обеих сторон: в нём нельзя записать, изменить или удалить час, в том числе через подключение к внешней системе, и нельзя изменить расходы. Возвращённый на доработку месяц снова открыт. При приёмке сохраняются Excel и PDF отчёта в том виде, в каком его принял заказчик, с итогом часов и суммы. Забытый час записывается в текущий месяц с пометкой, к какому месяцу он относится, и принятая сумма не меняется. Чтобы открыть месяц заново, исполнитель просит, а заказчик соглашается.

Заказы и сверка с часами

Заказы заказчика загружаются из файла или вносятся вручную: номер заказа, юрлицо, сумма до НДС и с НДС и месяц, к которому заказ относится. Система сопоставляет каждый заказ с суммой отделов за этот месяц, часы на сохранённую ставку плюс постоянные расходы, до НДС и внутри одного юрлица. Разница показывается всегда, а расхождение до одного шекеля считается совпадением. Один отдел могут покрывать несколько заказов.

Документ в iCount

По сверенному заказу можно выписать документ в iCount: каждая строка это задача, часы это количество, ставка это цена, а постоянные расходы идут своими строками. Исполнитель видит документ до отправки и отправляет одним нажатием, по одному заказу. После выписки номер документа сохраняется на заказе, и выписать его второй раз нельзя. Подключение к iCount включается по договорённости.

Частые вопросы