Шаблон ежемесячного отчёта клиенту

Ежемесячный отчёт клиенту это документ, в котором IT-компания показывает, что было сделано за месяц, сколько это стоило, что запланировано на следующий месяц и что ждёт решения клиента. Шаблон здесь состоит из пяти частей: шапка, таблица работ, итоги, план и риски. Файл под текстом повторяет эту структуру и содержит формулы.

Шапка: проект, месяц, кто подготовил

Три строки вверху отчёта: название проекта, месяц, за который составлен отчёт, и имя того, кто его подготовил. Это кажется очевидным, но отчёт без указанного месяца через полгода выглядит как любой другой, а отчёт без имени составителя не оставляет никого, кому можно задать вопрос.

Если у одного клиента несколько проектов, лучше делать отдельный отчёт по каждому. Сводный отчёт удобен тому, кто его пишет, но читателю приходится разбираться в нём самому, и обычно он этого не делает.

Таблица работ, столбец за столбцом

Это сердце отчёта. Каждая строка означает работу по одной задаче за один день:

• Дата: день, когда была сделана работа;
• Задача: название или номер, который знает клиент, например номер его обращения;
• Отдел: подразделение клиента, к которому относится работа, чтобы каждый отдел видел своё;
• Описание: что сделано, одной фразой, понятной не только разработчику;
• Часы и ставка;
• Сумма: часы, умноженные на ставку. В файле это формула, и ячейка остаётся пустой, пока не заполнены оба столбца.

Пример строки выглядит так: дата работы, номер обращения клиента, финансовый отдел, "исправлен расчёт НДС в счетах, которые уходят покупателям", количество часов и согласованная ставка.

Строка итогов

Внизу таблицы есть строка итогов: всего часов и общая сумма. В файле оба значения считаются по формулам. Общая сумма должна совпадать со счётом. Если она не совпадает, лучше узнать об этом до отправки.

Регулярные платежи, которые не относятся к часам, например хостинг или лицензии, лучше указывать отдельно и не смешивать со строками работ: они отвечают на другой вопрос.

Если есть пакет часов или месячный бюджет, стоит добавить под итогами одну строку: сколько из него уже израсходовано. Так клиент видит главное число и не считает его сам.

План на следующий месяц

Несколько коротких строк: что запланировано и в каком порядке приоритета. Это не обязательство, а направление, которое клиент может скорректировать до начала работы. Отчёт следующего месяца покажет, что из этого сделано, и это самое полезное сравнение.

Каждый пункт стоит формулировать так, чтобы его можно было проверить в конце месяца: не "улучшения системы", а "новая форма регистрации готова к проверке клиентом". Пункт, который нельзя отметить как выполненный или невыполненный, не помогает ни одной из сторон.

Риски и то, что застряло у клиента

Часть, которой чаще всего не хватает в отчётах, и при этом самая важная. Здесь пишут:

• что ждёт ответа, согласования, материалов или доступа от клиента и с какого числа;
• что может сдвинуться по срокам и почему;
• превышение бюджета или пакета часов, до того как оно попадёт в счёт.

Одна строка вроде "ждём согласования дизайна с начала месяца" избавляет от целого спора в конце квартала.

Каждый пункт стоит писать с именем того, кто должен действовать, и с указанием того, что именно от него нужно. "Ждём клиента" без имени висит месяцами, потому что на стороне клиента никто не знает, что это ждут именно от него.

Как пользоваться шаблоном каждый месяц

1. Скопируйте лист для нового месяца и не удаляйте предыдущий: история тоже важна;
2. заполняйте таблицу работ в течение месяца, а не вечером перед отправкой отчёта;
3. проверьте, что каждая строка привязана к задаче и что нет строки "общее сопровождение" без подробностей;
4. обновите план и риски и сравните их с планом прошлого месяца;
5. отправляйте отчёт в определённый день, даже в спокойный месяц.

Если час забыли и нашли уже после отправки отчёта, его не вносят в старый отчёт. Его добавляют в отчёт текущего месяца с пометкой, к какому месяцу он относится, чтобы уже полученный клиентом отчёт не менялся у него на глазах.

В SLAtech Vantage такой отчёт собирается из часов, записанных по задачам, с группировкой по отделам, а клиент видит его в портале и выгружает в Excel и PDF.

Скачать шаблон (Excel)

Частые вопросы