Коммерческое предложение по ТЗ: от оценки до согласия заказчика

Коммерческое предложение обычно пишут дважды: один раз, когда оценивают работу, и второй, когда переносят оценку в документ, который можно отправить. Между этими разами теряются допущения, открытые вопросы и часы, добавленные "на всякий случай". Здесь предложение собирается по тому же ТЗ, уходит по личной ссылке, а ответ заказчика хранится вместе с документом в том виде, в каком он его видел.

Три способа собрать предложение

По ТЗ с текстом: система раскладывает его на модули и оценивает каждый, исполнитель получает черновик. Из файла: Excel, Word или PDF, до 20 МБ, одной загрузкой. Из Excel и Word извлекаются заголовок, вводная часть, таблица этапов и условия, а заголовки таблицы распознаются на иврите, английском и русском. PDF хранится как есть и уходит заказчику файлом. В любой черновик можно добавить строки вручную.

Черновик по ТЗ, а не число с потолка

У каждого модуля есть название, тип работы, допущение и часы. Дополнительные часы возможны только с причиной и ссылкой на место в ТЗ, и исполнитель принимает их одним нажатием или нет. То, что ТЗ оставляет открытым, попадает в предложение строкой без часов, чтобы заказчик видел, что ещё не договорено. У каждого типа работы есть коэффициент, который исполнитель задаёт для проекта, и предложение хранит коэффициенты на момент сборки. Стоимость прогона видна до запуска, и у неё есть потолок. Модуль, оценка которого не удалась, помечается как не оценённый и не получает усреднённое число.

Часы или деньги

Предложение может показывать только часы: тогда в нём нигде нет цены, ставки, НДС и валюты, ни на странице, ни в PDF, ни в письме. В денежном предложении есть ставка, валюта, НДС сверху или уже включённый в цену, скидка, итог и строка "до X", которая объясняет, какие дополнительные работы возможны и почему. Валюта, ставка и НДС берутся из карточки проекта и фиксируются в предложении.

Уходит по личной ссылке

Каждый получатель получает свою ссылку, а вход по шестизначному коду, который приходит только на его адрес. "Выйти на всех устройствах" и отзыв ссылки закрывают доступ. Черновик заказчик не видит никогда. Отправленное предложение замораживается: в нём нельзя изменить строку и нельзя пересчитать итог. Каждая отправка, в том числе неудачная, записывается с получателем, языком и временем.

Что делает заказчик

Заказчик видит предложение документом и может скачать PDF. Он может согласиться, отказаться с причиной или задать вопрос. Для согласия нужно отметить "одобряю предложение и его условия на сумму X". В портале заказчик тоже видит отправленные ему предложения: решение принимает владелец организации, сотрудники могут задавать вопросы.

Ответ хранится вместе с документом

У предложения один ответ, и первый ответ окончательный. Сохраняются кто ответил, когда, откуда, причина, если есть, и снимок документа ровно в том виде, в каком его видел заказчик. Для предложения, загруженного файлом, сохраняется ещё и отпечаток файла. Исполнитель получает письмо о каждом согласии, отказе или вопросе. Если ответ пришёл по телефону, исполнитель может записать его сам, и он будет помечен "отмечено нами".

Срок действия и то, что зависло

У каждого предложения есть срок действия, по умолчанию 30 дней. Просроченное предложение отмечено на каждой странице PDF, согласиться с ним нельзя, но можно запросить обновлённое. Отправленное предложение без ответа 14 дней и предложение, срок которого кончается через неделю, попадают у исполнителя в список зависшего и в сводку, которая приходит письмом.

Предложение помнит, по какому ТЗ собрано

Предложение, собранное по ТЗ, помнит версию ТЗ и версию прототипа. Когда выходит новая версия одного из них, исполнитель видит в карточке предложения, что оно собрано по материалу, который уже поменялся.

Частые вопросы