Шаблон учёта пакета часов

Таблица учёта пакета часов это лист, где каждая строка соответствует месяцу: сколько часов было в пакете в начале, сколько куплено, сколько израсходовано и сколько осталось. Остаток на конец месяца становится остатком на начало следующего. Файл под текстом считает это сам, а здесь объяснена каждая часть и то, как её заполнять.

Структура: шесть столбцов

• Месяц;
• Остаток на начало: то, что осталось с прошлого месяца;
• Куплено часов: пакет, который клиент купил в этом месяце, если купил;
• Израсходовано часов: сумма часов, записанных по задачам за месяц;
• Остаток на конец: остаток на начало плюс купленное минус израсходованное;
• Примечания: всё, что объясняет необычное число.

Два столбца считаются сами, три заполняют вручную: месяц, куплено и израсходовано. Примечания это не украшение. Через год это будет единственное место, где написано, почему месяц выглядит именно так.

Если у пакета есть срок действия, его стоит записать в примечании к месяцу покупки, чтобы дата не потерялась в договоре.

Расчёт и почему остаток переходит из месяца в месяц

Формула одна: остаток на конец равен остатку на начало плюс купленные часы минус израсходованные. В файле остаток на начало каждого месяца, начиная со второго, это формула, которая ссылается на остаток на конец предыдущего. Поэтому "подправить" начало месяца так, чтобы изменение не отразилось во всех следующих строках, нельзя.

Только в первом месяце остаток на начало вводят вручную: это остаток на момент, когда вы начали учёт, или ноль, если пакет новый.

Если число за прошлый месяц всё же нужно исправить, его исправляют в своей строке и добавляют примечание. Все следующие строки пересчитаются сами, а примечание объяснит, почему сегодняшний остаток отличается от того, что было отправлено тогда.

Отрицательный остаток: превышение, о котором нужно сказать

Когда израсходовано больше часов, чем было в пакете, остаток на конец уходит в минус, и в файле он показан красным. Это не ошибка в таблице, а информация: работы сделано больше, чем куплено.

Клиент должен получить эту информацию до счёта, а не из него. Обычно предупреждают, когда остаток приближается к нулю, и спрашивают, докупить ли пакет или зачесть перерасход в следующий, как предусмотрено договором.

Остаток, который несколько месяцев подряд остаётся отрицательным, обычно означает, что пакет меньше реальной потребности. Это разговор о размере пакета, а не о перерасходе в этом месяце.

Что писать в примечаниях

• по какому договору или заказу куплены часы;
• необычный расход и его причина: крупный сбой, изменение требований, небольшая работа, которую провели через пакет;
• сгоревшие или перенесённые часы по правилам договора;
• часы, записанные с опозданием и относящиеся к прошлому месяцу.

Пример строки: месяц, остаток на начало, перенесённый с прошлого месяца, покупки не было, израсходованные часы по ежемесячному отчёту, остаток на конец, посчитанный таблицей, и в примечании "большой расход из-за сбоя в платёжной системе".

Как заполнять каждый месяц

1. В конце месяца сложите часы из ежемесячного отчёта, а не из оценки;
2. запишите покупку, если она была, в тот месяц, когда пакет начал действовать;
3. проверьте остаток на конец. Если он мал или отрицателен, сообщите клиенту до отправки счёта;
4. добавьте примечание к каждому числу, которое через полгода может кого-нибудь удивить;
5. отправляйте таблицу вместе с ежемесячным отчётом, чтобы обе стороны видели один и тот же остаток.

Раз в квартал стоит посмотреть на всю таблицу, а не только на последнюю строку: если расход стабильно растёт или остаток копится нетронутым, это повод изменить размер пакета до следующего продления.

Откуда берётся число израсходованных часов

Таблица хороша ровно настолько, насколько верно число в столбце израсходованных часов. Если оно взято из часов, записанных по задачам, его можно разложить в любой момент. Если оно взято по памяти, спор просто откладывается.

SLAtech Vantage не считает остаток пакета часов. Сами часы записываются по задачам с датой, именем того, кто их записал, и ставкой, действовавшей в тот момент, и попадают в ежемесячный отчёт, который клиент видит в портале. Оттуда и берут число для таблицы. Часы могут приходить и из трекеров времени, таких как Toggl Track, Clockify и Harvest, и из записей работы в Jira.

Скачать шаблон (Excel)

Частые вопросы