Gmail и SLAtech Vantage: почта, которая попадает в нужный проект

SLAtech Vantage подключается к ящику Gmail через согласие Google, только на чтение, и забирает письма с вложениями. К какому проекту относится письмо, решают правила отбора: точный адрес или домен плюс направление. Из вложений извлекается текст, а сканы распознаются OCR, который работает на сервере SLAtech Vantage, а не в облачном сервисе.

Как подключить: согласие Google, а не пароль

Формы нет, вводить ключ не нужно. Подключение проходит через экран согласия Google, и SLAtech Vantage запрашивает одно разрешение: только чтение почты. С таким разрешением нельзя отправлять письма из ящика, удалять их или изменять.

Разрешение хранится в зашифрованном виде. Если Google его отзывает или срок действия истекает, экран подключений отмечает ящик красным, потому что в этот момент импорт останавливается. Можно подключить несколько ящиков.

Согласие для ящика сейчас проходит через нас: экран подключения Gmail открыт только оператору системы.

Правила отбора: что попадает в проект

Ящик целиком не забирается. Для каждого проекта задаются правила, и каждое правило бывает одного из двух типов:

• Точный адрес, например name@company.com;
• Домен, например @company.com, который охватывает любой адрес в нём.

Для каждого правила выбирается направление: письма от него, письма к нему или оба варианта. Можно задать и дату начала, тогда более старые письма не попадут. Если письмо подходит под два правила, точный адрес имеет приоритет над доменом.

Новые письма забираются каждые три минуты. Есть и список тем, отмеченных как шум, и письмо с такой темой не забирается.

Вложения и сканы, которые обрабатываются на нашем сервере

Вложения хранятся вместе с письмом. Ночью из них извлекается текст: PDF, Word, Excel, PowerPoint, простой текст и CSV. Картинки и сканированные PDF проходят распознавание текста (OCR) на иврите и английском.

OCR работает на сервере SLAtech Vantage, а не в облачном сервисе. В сканах бывают удостоверения личности, и такие файлы не уходят наружу для распознавания.

Логотип в подписи и пиксель отслеживания распознаются как оформление и не читаются. Извлечённый текст попадает в базу знаний проекта рядом с письмом, к которому был приложен файл. Файл в формате, который мы не умеем читать, сохраняется, но текст из него не извлекается.

Во что превращается письмо и что видит клиент

Письмо само по себе не становится задачей. Из письма можно открыть задачу одним нажатием: тема, текст и отправитель заранее заполняют форму, и можно приложить всю ветку с её файлами. Письмо можно также привязать к существующей задаче, но только в том же проекте.

Клиент не видит ящик. Письма, попавшие в проект по его правилам, доступны чату портала, и на вопрос клиента может прийти ответ с опорой на них. Поэтому правила определяют и то, что клиент сможет найти: слишком широкое правило приносит больше, чем вы имели в виду.

Текст, который отправляется языковой модели, сначала проходит маскирование личных идентификаторов.

Что не поддерживается

• Только Gmail. Ящики Microsoft 365 и IMAP сейчас не поддерживаются.
• Только чтение. SLAtech Vantage не отправляет письма из подключённого ящика.
• Google Calendar не читается, даже если он в том же аккаунте.
• Подписки на события Gmail нет. Ящик проверяется каждые три минуты, поэтому новое письмо попадает в систему через несколько минут, а не сразу.
• Письмо, которое не подошло ни под одно правило, не забирается. Импорта всего ящика "на всякий случай" нет.
• Число, которое показывается перед импортом, это оценка Gmail, а не точный счёт, и одно письмо может подойти под два правила.

Частые вопросы