Дистрибьютор: отчёт по отделам и журнал всего, к чему прикасался подрядчик

Отрасль и детали изменены ради конфиденциальности. Мы описываем заказчика как дистрибьюторскую компанию со складами, филиалами и системами заказов. Каждая из них в отчёте считается отдельным отделом. Вопрос здесь не в том, сколько часов отработано, а в том, во что обошёлся каждый отдел и что именно подрядчик делал с данными. Ответ такой: месячный отчёт по отделам и три журнала, которые ведутся раздельно.

Почему одной суммы недостаточно

В организации с множеством отделов одна сумма за месяц не отвечает ни на один вопрос. Руководитель отдела хочет знать, во что обошлась его часть, а финансам нужно понять, как разделить счёт.

На этом проекте в обычный месяц работа распределяется между примерно шестью и чуть более чем двенадцатью отделами. Состав меняется от месяца к месяцу, и отчёт меняется вместе с ним.

Что каждый отдел видит в отчёте

Месячный отчёт в портале сгруппирован по отделам. У каждого отдела свои часы и своя сумма. Отдел можно раскрыть и увидеть задачи и записи часов по ним. У каждой строки указан номер обращения, который знает заказчик.

Постоянные платежи, например хостинг и подписки, вынесены отдельно от часов, потому что отвечают на другой вопрос.

У каждой строки часов сохраняется ставка, по которой она была записана. Если завтра ставка изменится, уже сделанная работа не перепишется.

Заказчик сам переносит задачи

Привязка задачи к отделу зависит не только от решения подрядчика. В отчёте в портале заказчик может перенести задачу в другой отдел, итоги пересчитываются, а действие записывается в его журнал активности.

На этом проекте около 5% действий заказчика в портале приходится на перенос задач между отделами. Выгрузка в файл составляет примерно одно действие из тридцати.

Тот, кто платит, знает, к какому бюджету относится работа. Хорошо, что это решение остаётся за ним и что его видно.

Журнал доступа: что подрядчик сделал с данными

Каждое действие подрядчика с данными заказчика записывается: что создано, изменено, удалено и вынесено наружу. Просмотр экрана не записывается, как и фоновые задачи: нет человека, нет строки.

• На этом проекте около шести строк из десяти приходится на изменения, а большая часть остальных на создание.
• Удаления и выгрузки вместе составляют около трёх процентов.
• На проекте работает больше одной организации, и в каждой строке указано, от какой организации она пришла.

Для изменений значения записываются только у тех полей, которые понятны без контекста: статус, приоритет, срок, оценка часов. Для заголовка или заметки записывается только имя поля, потому что журнал подтверждает факт, а не хранит вторую копию.

Деньги в журнале

Деньги затрагивает малая доля строк, на этом проекте меньше двух из ста. Тот, у кого нет права видеть суммы, видит строку и событие, но без значений.

Значения убираются из всей строки, а не только из денежного поля, потому что часы или количество, оставшиеся рядом, позволили бы восстановить сумму вычитанием.

Решения вопреки рекомендации

Третий журнал закрыт, заказчик его не видит. Он нужен для случаев, когда мы предупредили, решили иначе, а через два месяца проблема всплыла.

У записи есть два шаблона: заказчик попросил что-то вопреки нашей рекомендации либо мы сами предупредили о риске. В каждой записи указано, что мы советовали и что решили, и каждая запись проходит четыре стадии: предупредили, выбрали иначе, проблема появилась, решено.

На этом проекте таких записей единицы, по обоим шаблонам. Это немного, и это нормально: журнал нужен не для каждого спора, а только для тех случаев, которые ещё вернутся.

Что не сработало и что мы поняли

• Страница, которую почти не открывали. Журнал доступа в портале открывали так редко, что пункт меню убрали, а сама страница осталась доступной по своему адресу. Прозрачность, на которую никто не смотрит, всё равно чего-то стоит в день спора, но хорошего отчёта она не заменяет.
• Задача без отдела. Задача, пришедшая через синхронизацию, приходит без привязки. Без регулярного разбора отчёт по отделам теряет в качестве.
• Закрытие месяца с приёмкой заказчиком в системе есть, но на этом проекте ещё не включено.
• Что мы поняли: нужно записывать, что изменили и что вынесли, а не кто заглянул. Одна строка, которая отвечает на настоящий вопрос, стоит больше сотни строк "открыл список".

Частые вопросы