Как показать заказчику часы и деньги подрядчика по разработке так, чтобы он мог их проверить?

Чтобы заказчик мог что-то проверить, каждый час должен быть привязан к задаче, должно быть видно, кто его записал и по какой ставке, а сам заказчик должен видеть, что делали с его данными. Табель, выгрузка из трекера времени и отчёт в PDF закрывают только часть этого. В SLAtech Vantage час записывается на задачу, а ставка фиксируется в момент записи.

Что делает отчёт о часах проверяемым

Одну строку "40 часов разработки" проверить нельзя: не к чему привязаться. Проверяемый отчёт отвечает на четыре вопроса:

1. на какую задачу записан каждый час;
2. кто его записал и от какой организации;
3. по какой ставке и что происходит, когда ставка меняется;
4. что ещё происходило с данными: кто и когда менял оценку, статус или потолок.

Обычные варианты

• Табель. Гибко, но каждая строка заполняется вручную, и связь с задачей зависит от того, кто заполнял.
• Выгрузка из трекера времени. Точна по времени, но обычно ничего не говорит о деньгах и о номере обращения у заказчика.
• Записи работы в трекере задач с гостевым доступом. Час привязан к задаче, но деньги остаются вне системы.
• Счёт с итоговой строкой. Удобно для оплаты, но проверять в нём нечего.

Час привязан к задаче, а ставка не меняется задним числом

В SLAtech Vantage часы записываются на задачу, и каждая запись хранит ставку, по которой она сделана. Ставка берётся из участия организации, записавшей часы, в проекте, так что у каждого подрядчика на одном проекте может быть своя ставка. Если завтра ставку изменят, уже отработанное не перепишется.

Каждая строка часов знает, кто её записал и от какой организации. Часы, пришедшие из Jira, Toggl Track, Clockify, Harvest и похожих инструментов, хранятся с идентификатором из источника, поэтому повторная загрузка их не удваивает. Час, забытый в прошлом месяце, записывается в текущем с пометкой, к какому месяцу он относится.

Деньги и часы это два отдельных права

Право видеть суммы и ставки отделено от права видеть отчёты и выдаётся каждому человеку поимённо. Заказчик видит деньги, потому что платит, владелец организации подрядчика видит их всегда. Сотрудник подрядчика видит деньги, только если владелец ему это открыл, по умолчанию нет.

У подрядчика есть ещё внутренняя раскладка часов: сколько из выставленных часов сделала его команда, а сколько субподрядчики. Из неё считается маржа, поэтому её видит только владелец. Раскладка не попадает ни на один клиентский экран, ни в выгрузку, ни в поиск, а заказчик видит ровно те же выставленные часы.

Журнал того, что делал подрядчик

Журнал доступа записывает, что в данных заказчика было создано, изменено, удалено и выгружено, с каким видом данных это связано и сколько объектов затронуто. Статус, приоритет, срок и оценка часов пишутся со старым и новым значением. Просмотры и фоновые задачи не записываются.

Тот, у кого нет права видеть деньги, не увидит сумм и в журнале: строка и событие остаются, а значения убираются из всей строки. Заказчик видит свой журнал в портале, срок хранения по умолчанию семь лет.

Чего это не делает

• SLAtech Vantage не оценивает, был ли час оправдан. Он показывает, на что записан час, а решение остаётся за людьми;
• часы, которые ведутся в Tempo, из Jira не забираются;
• месячный потолок по задаче подсвечивается и даёт предупреждение, но запись часов не блокирует;
• это не бухгалтерская система. Создание счетов в iCount уже реализовано и включается по договорённости, другие бухгалтерские системы не поддерживаются.

Частые вопросы