Пакет часов: что это и как его вести

Пакет часов, или банк часов, это фиксированный объём часов разработки или поддержки, который клиент заранее покупает у IT-компании и расходует по мере необходимости в течение оговорённого срока. Каждый записанный час списывается с остатка, а когда остаток заканчивается, покупают новый пакет или переходят на почасовую оплату. Определение простое, споры начинаются в учёте.

Как пакет часов работает на практике

Клиент и исполнитель договариваются о трёх вещах: сколько часов покупается, по какой ставке и сколько они действуют. Дальше каждый месяц выглядит одинаково:

Остаток на начало это то, что осталось с прошлого месяца;
Куплено часов добавляется, когда клиент докупает пакет;
Израсходовано часов это сумма часов, записанных на задачи за месяц;
Остаток на конец равен остатку на начало плюс купленное минус израсходованное и переходит в следующий месяц как его остаток на начало.

Обычно пакетом часов закрывают работу, которую трудно заранее спланировать: исправление ошибок, мелкие доработки и текущую поддержку.

Когда пакет часов подходит, а когда нет

Пакет часов подходит, когда работа идёт постоянно и её нельзя заранее разложить на проект с фиксированной ценой. Клиент получает предсказуемый бюджет, исполнитель получает предоплату и загрузку, которую легко планировать.

Хуже он подходит для проекта с определённым результатом и сроком сдачи. В таком случае пакет часов перекладывает весь риск оценки на клиента: любое превышение просто списывается с остатка.

Где пакеты часов ломаются

Остаток виден только в счёте. Клиент узнаёт, что пакет закончился, когда счёт уже в пути. Об отрицательном остатке сообщают до счёта, а не в нём.
Часы без задачи. "12 часов поддержки" проверить нельзя. Час, привязанный к задаче, можно.
Не договорились о неизрасходованных часах. Переходит ли остаток на следующий период и до какого срока. Без такого пункта в договоре этот вопрос встаёт ровно тогда, когда доброй воли уже мало.
Смена ставки посреди срока. Если пакет считают в деньгах, а не в часах, повышение ставки незаметно уменьшает число оставшихся часов.
Поздние записи. Забытый час, записанный месяц спустя, меняет остаток, о котором уже отчитались.

Как вести учёт пакета часов

Достаточно одной таблицы, где каждая строка соответствует месяцу: остаток на начало, куплено, израсходовано, остаток на конец и примечания. Надёжной её делают два правила:

число израсходованных часов берётся из самого учёта времени, а не из оценки в конце месяца;
остаток на конец месяца всегда становится остатком на начало следующего, и его не вводят заново.

Среди шаблонов на сайте есть готовая таблица учёта пакета часов с этими формулами.

Что SLAtech Vantage делает с часами

Поля "остаток пакета часов" в SLAtech Vantage нет. Есть данные, на основе которых этот остаток рассчитывается:

каждый час записывается на задачу с датой, указанием, кто его записал и от какой компании, и со ставкой, действовавшей в момент записи. Смена ставки не переписывает уже отработанные часы;
забытый час записывается в текущем месяце с пометкой, к какому месяцу он относится, поэтому уже принятый месяц не меняется;
задаче можно задать месячный потолок в деньгах. Достижение потолка подсвечивает задачу и предупреждает того, кто записывает час, но не блокирует запись.

Частые вопросы

Чем пакет часов отличается от ретейнера?

В пакете часов клиент покупает определённое число часов и расходует их, пока они не закончатся, а учёт ведётся в часах. В ретейнере клиент каждый месяц платит фиксированную сумму за доступность команды или оговорённый объём работ, и платёж повторяется даже в спокойный месяц. Бывают договоры, где одно сочетается с другим: фиксированный ежемесячный платёж включает определённое число часов, а для неизрасходованных часов есть оговорённое правило.

Что происходит, когда остаток пакета часов уходит в минус?

Отрицательный остаток означает, что отработано больше часов, чем куплено. Само по себе это не обязательно проблема, но клиент должен узнать об этом до счёта, а не из него. Обычно клиента предупреждают, когда остаток приближается к нулю, и предлагают варианты из договора: купить ещё один пакет, зачесть превышение в следующий период или выставить лишние часы отдельно.

Переходят ли неизрасходованные часы на следующий месяц?

Это зависит от договора, поэтому правило стоит явно записать до начала работы. В одних договорах весь остаток переходит до конца срока пакета, в других переходит только часть, в третьих остаток сгорает в конце каждого месяца. Важно, чтобы обе стороны знали правило заранее и чтобы оно было записано в таблице учёта, а не хранилось в чьей-то памяти.

Как клиенту проверить, что списанные с пакета часы настоящие?

Самая простая проверка: попросить, чтобы каждый час был привязан к задаче, с датой и коротким описанием. Тогда можно спрашивать по конкретной задаче, почему она заняла столько времени, вместо спора об общей сумме. Полезно также попросить, чтобы отчёт приходил в определённый день и чтобы остаток на конец в нём совпадал с остатком на начало следующего месяца.

Дальше

калькулятор пакета часов: остаток по месяцам шаблон учёта пакета часов для проекта разработки что такое ретейнер на разработку как показать заказчику проверяемые часы и деньги

Хотите увидеть часы, привязанные к задачам, на живом проекте? Можно начать с пробного периода.

Начать бесплатно