Через два года на проекте десятки людей, и ни одного из них никто никуда не вводил. Кто-то написал один раз, кто-то решает всё, кто-то уже там не работает. Вопрос "а это вообще кто" задаётся ровно в тот момент, когда искать некогда.
Контакты собираются из работы, а не вводятся руками
Список людей здесь никто не ведёт. Они появляются сами: из заявителей открытых обращений, из входящей почты, из загруженных переписок. Можно и импортировать файл сотрудников, и добавить человека руками.
У каждой записи хранится её происхождение: родилась из обращений, пришла импортом, обнаружена автоматически при синхронизации или заведена вручную. Это не украшение: когда спросят "откуда он у нас вообще взялся", это и есть ответ.
Один человек, несколько адресов
У человека несколько идентификаторов: адреса почты, телефоны, варианты написания имени на иврите и латиницей, его номер в системе обращений. Они принадлежат человеку, а не наоборот, поэтому новый адрес не порождает нового человека. В карточке показаны основной адрес и основной телефон, под ними всё остальное.
Дубли предлагаются к объединению, решение за вами
Система предлагает кандидатов на объединение и называет причину, например "одинаковое имя". Сама она не объединяет. Подтверждает человек, и идентификаторы переходят к той записи, которая остаётся.
Обратного разъединения сегодня нет. Что есть: снять у человека отдельный идентификатор, пока он не последний. Мы предпочитаем написать так, а не пообещать.
Кто человек, кто ящик отдела, а кто робот
Не всякий адрес принадлежит человеку. Бывают ящики отделов, бывают автоматические отправители, бывают такие, о которых сказать нечего. Разделение идёт по явным признакам: заголовок автоматической рассылки, типичная для робота локальная часть адреса, имя, которое выглядит должностью, а не человеком.
Дальше идёт разделение на ваших и поставщиков. Вы один раз называете свои домены, и дальше участники раскладываются сами. Пока домены не названы, никто не размечается: не "поставщик", а "не определено". Сравнение идёт по полному домену или его поддомену, так что not-example.com вашим не станет. И домены берутся у заказчика проекта, потому что "свой" здесь означает "сотрудник той компании, про которую проект".
Что известно о человеке, если никого не спрашивать
На каждого копятся числа из самой работы: сколько написал, скольким писали ему напрямую, в скольких он был только в копии (это разный сигнал, и поэтому они не складываются), в скольких задачах участвовал, сколько сообщений написал в переписках, сколько раз упомянут в журнале.
Рядом: первый и последний контакт, сколько длится отношение, сколько прошло с последнего раза, ритм общения, основной канал, повторяющиеся темы и отделы.
И у каждого числа есть источники. Их можно открыть и увидеть, из каких обращений, сообщений и записей оно собрано. Число без источника это мнение, а не данные.
Почему это не адресная книга
В адресную книгу вы вводите, а потом забываете обновить. Здесь вы не вводите ничего, а сведения обновляются, потому что работа продолжается. Книга отвечает "какой телефон"; это отвечает "кто он, когда мы последний раз говорили и о чём".
Что из этого видит заказчик
Ничего. Досье и слои, которые на нём строятся, в доступное заказчику не входят, а его поиск устроен по белому списку видов сведений: всё, чего в списке нет, невидимо по умолчанию, включая виды, которые появятся позже. Правило звучит "закрыто, пока не сказано иначе", а не "открыто, пока не закрыли".
Частые вопросы
Нужно ли вносить контакты вручную?
Как система отличает наших сотрудников от поставщиков?
Объединяет ли система дубли сама?
Видят ли сведения о людях заказчик или модель?
Хотите посмотреть это на своих данных? Можно начать с пробного периода, без карты.
Начать бесплатно